#COVID-19 : 11 conseils pour rester productifs pendant la crise

La France comme les autres pays du monde est touchée de plein fouet par le coronavirus. Nous tournons toutes nos pensées vers les malades, leur entourage et le personnel médical qui affrontent au 1er plan cette crise sanitaire. Pour le reste de la population et nos clients, cette période est aussi une crise économique et sociale où toute l’activité est bouleversée et parfois mise à l’arrêt. Voici donc une liste de 11 conseils pour essayer de limiter au maximum l’impact de ce ralentissement et essayer de faciliter leur activité et celles de leurs employés.

  1. Passer aux réunions en visioconférence : si votre entreprise n’est pas déjà équipée de Microsoft Team avec Skype ou Google Hangouts, vous pouvez utiliser les plateformes Livestorm, ZoomBlueJeans, Sococo ou Glowbl. Si votre outil de “call conférence” ne vous permet pas déjà de partager votre présentation, vous pouvez utiliser : HyperSay ou Clearslide. Et pourquoi ne pas tester la vidéo en asynchrone ou envoyer un robot à votre place dans les locaux ?
     

  2. Diffuser vos conférences sur le web. Vous pouvez continuer à partager du contenu interactifs sous forme de vidéo live et en replay. Pour cela nous vous conseillons LiveStorm ou Wiredcast (pour une diffusion sur YouTube, Linkedin, Twitter… ainsi que Restream.io). Pour vous inspirer, vous pouvez consulter les “replay” des dernières vidéos du HUB Institute. Vous pouvez permettre à l’audience de voter, interagir avec Sli.do, Beekast ou Klaxoon.
     

  3. Faciliter la collaboration à distance. De multiples plateformes très efficaces ont fait leur preuve. On citera G Suite, la suite d’outils collaboratifs et de logiciels de productivité de Google, ainsi que Microsoft Teams et Yammer (simple quand on a déjà Office 365), Workplace (un usage très intuitif car proche de l’ergonomie de Facebook), Slack (très efficace en interne pour du suivi projet, compatible avec de nombreux logiciels tiers mais un peu “geek”) ou Notion.

  4. N’oubliez pas non plus que Whatsapp bénéficie d’une interface dans les navigateurs web pour un usage facilité depuis Desktop. Profitez en pour consulter le témoignage de Sylvain Wallez sur le fonctionnement d’Elastic et son équipe totalement distribuée de 250 personnes et découvrez les meilleures pratiques des autres organisations en “remote work”.
     

  5. Mettre en place une gestion de projet online.  Des outils tels que Trello, Asana, Monday ou BasecampHQ vous permettront de gagner en efficacité pour lister et attribuer des tâches même sans post-its ! Un vrai gain de temps pour suivre les avancées d’une équipe et valider le travail de chacune(e). De son côté Mural vous permet de mettre en place un mur blanc collaboratif.
     

  6. Continuer d’informer vos équipes. Qui dit télétravail, dit isolement potentiel. En parallèle des messageries en 1 to 1, veillez à bien tenir informées vos équipes soit au moyen de vos réseaux sociaux internes par des messages réguliers, ce qui permet aussi à chacun de réagir (like ou commentaire) en posant ses questions, contribuant,… soit via la mise en place d’une newsletter avec un outil simple comme Mailchimp ou Mailjet. Vous pouvez aussi faire un petit sondage pour savoir si tout le monde va bien avec Typeform, Google Form, Bloomin ou StatusHero (qui intègre les SMS).
     

  7. Afin d’éviter un certain ennui et une certaine lassitude, n’hésitez pas à profiter de cette période pour aider vos collaborateurs à se former à distance et à progresser. Que ce soit via une newsletter de veille quotidienne ou hebdomadaire ou des modules elearning ou mobile learning la mise en place d’un programme peut être un bon moyen pour aider le temps à passer plus vite de manière productive.
     

  8. Vous pouvez aussi écouter des podcasts comme Génération Do It Yourself (Interview d’entrepreneurs tout comme La Galère), Vlan (les nouvelles tendances société), Silicon Carne (l’actu de la Silicon Valley en Français), Dans l’arène (sur l’activité de commercial à l’heure du web).
     

  9. Pourquoi ne pas utiliser cette baisse d’activité pour travailler votre marketing en créant un blog, un podcast (avec Ausha, Anchor en suivant ces quelques conseils) ou une newsletter pour promouvoir votre entreprise en partageant des ressources et analyses utiles.
     

  10. La crise risque aussi de mettre à mal les finances de votre entreprise/ startup. Voici un bon résumé par Adrien Chaltiel de Eldorado.co. sur une liste de solutions pour la trésorerie de votre startup et celles publiées par le gouvernement ainsi que par la French Tech.

  11. Enfin avec le WFH (Work From Home) ou télétravail en Français et la fermeture des écoles, vos collaborateurs vont devoir déborder d’idées pour occuper leurs enfants. Voilà une très belle sélection d’histoires, de vidéos, d’activités pédagogiques ou d’idées pour les occuper. Et vous pouvez aussi garder un oeil à distance sur vos proches plus âgées avec la Sunday Box (plus simple à utiliser pour eux qu’un outil de visioconférence) ou avec ce service de La Poste.

Nous vous souhaitons à toutes et tous, ainsi qu’à vos collègues et votre entourage, de passer indemne à travers cette épidémie.

Article rédigé par Emmanuel Vivier, cofondateur du HUB Institute.

Dans le cadre de l’initiative Smart City du HUB Institute, n’hésitez pas à vous inscrire à leur prochain webinar sur Coronavirus : les 10 challenges de la ville résiliente.

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